Tämä on Glowway Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.08.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Glowway Oy (2139695-6)

Ohdakkeentie 2 A

06100 Porvoo

info@glowway.com 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Anna Suopohja

anna.suopohja@glowway.com p.0103287833 

3. Rekisterin nimi

Glowway Oy:n asiakasrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointitoimet (mukaan lukien suoramainonta kuten esim. uutiskirjeen tilaus). Tietoja voidaan käyttää myös Glowway Oy:n liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu Glowwayn Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

• Etu- ja sukunimi
• Asema yrityksessä
• Puhelinnumero – Sähköpostiosoite
• Asiakkaan itse antamat personoivat tiedot, kuten kiinnostuksen kohteet
• Sähköposti ja puhelinkeskustelujen sisältö
• Käyttötietoja esim. palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet
• Suoramarkkinointikiellot
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, verkkosivuilta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä rekisterin henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Yhteistyökumppaneitamme ovat esimerkiksi:

• Tieto- ja viestintäjärjestelmätoimittajat
• Taloushallinto-, maksuväline- ja maksuliikennetoimittajat
• Logistiikkapalvelut

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Emme luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman erillistä lupaa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsiteltävät henkilötiedot ovat tallennettu tietojärjestelmiimme, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Pääsy tietoihin vaatii käyttöoikeudet ja salasanan. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Tietoturvan taso tarkistetaan säännöllisesti. Kaikkiin Glowway Oy:n tietokoneisiin ja laitteisiin on asennettu ajan tasalla oleva antivirusohjelma. Glowway Oy:n ulkopuoliset tietoyhteydet ovat suojattu palomuurein ja muiden teknisin suojauskeinojen avulla.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja markkinointitarkoituksiin, esim. suoramainontaan liittyviin toimiin. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

11. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Henkilötietoja säilytyksen keston perusteena on, että henkilötietoja säilytetään sen aikaa, kun se niiden käyttötarkoituksen vuoksi on perusteltua, ottaen huomioon laista, kuten kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.